Protection des données personnelles et conformité RGPD au sein de notre organisme de formation

La protection des données personnelles, au travers le RGPD, est une priorité au sein de notre organisme de formation.

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter et traiter des données à caractère personnel nécessaires à la gestion administrative, pédagogique et financière des parcours de formation que nous proposons.

Conscients de la sensibilité de certaines informations collectées, notamment pour les dossiers VAE et pour les formations certifiantes, nous avons mis en place des mesures strictes afin de garantir la confidentialité, la sécurité et le respect des droits des personnes, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

1. Notre engagement en matière de protection des données

Nous nous engageons à traiter les données personnelles de manière :

  • Licite
  • Loyale
  • Transparente
  • Sécurisée
  • Limitée aux finalités strictement nécessaires

Le respect du RGPD s’inscrit pleinement dans notre démarche qualité et dans notre volonté d’offrir un accompagnement professionnel, éthique et responsable à l’ensemble de nos bénéficiaires, partenaires et financeurs.

2. Données personnelles collectées dans le cadre de nos formations

Dans le cadre de l’inscription, du suivi et du financement des formations, nous pouvons être amenés à collecter les données suivantes :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de naissance
  • Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone
  • Justificatifs d’identité pour le certificateur
  • Justificatifs d’emploi et de formation initiale et continue pour le certificateur
  • CV pour le parcours professionnel

Ces données sont collectées uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à :

  • L’inscription et la gestion administrative des formations certifiantes
  • La constitution de dossiers VAE
  • Le respect des obligations légales et réglementaires
  • La traçabilité des parcours de formation

3. Finalités et bases légales du traitement des données

Les traitements de données mis en œuvre par notre organisme de formation reposent sur des bases légales clairement identifiées :

  • L’exécution d’un contrat : gestion des inscriptions, suivi des parcours de formation
  • Le respect d’obligations légales : justificatifs demandés par les certificateurs
  • L’intérêt légitime de notre organisme : organisation, amélioration et sécurisation de nos services
  • Le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis

Les données collectées ne sont en aucun cas utilisées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été initialement recueillies.

4. Principe de minimisation des données

Nous appliquons strictement le principe de minimisation des données.

Cela signifie que :

  • Nous ne collectons que les informations strictement nécessaires
  • Les documents transmis sont utilisés uniquement pour la finalité prévue
  • Aucune donnée superflue n’est demandée

Cette approche permet de limiter les risques liés au traitement de données sensibles et de renforcer la protection des personnes concernées.

5. Sécurisation et confidentialité des données personnelles

La sécurité des données personnelles est un enjeu central de notre organisation. À ce titre, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées.

Mesures techniques :

  • Stockage des données sur des supports et outils sécurisés
  • Accès protégés par identifiants et mots de passe robustes
  • Limitation des accès aux seules personnes habilitées
  • Sauvegardes régulières des données

Mesures organisationnelles :

  • Procédures internes de gestion des données
  • Sensibilisation à la confidentialité des informations
  • Suppression ou archivage sécurisé des données à l’issue de leur durée de conservation

Les documents sensibles font l’objet d’une vigilance particulière afin d’éviter toute perte, divulgation ou accès non autorisé.

6. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Les durées de conservation tiennent compte :

  • Des obligations légales et réglementaires
  • Des exigences des certificateurs
  • Des besoins liés à la gestion administrative et pédagogique

À l’issue de ces délais :

  • Les données sont définitivement supprimées

7. Information et droits des personnes concernées

Nous accordons une importance particulière à l’information des personnes dont nous traitons les données.

Chaque bénéficiaire est informé :

  • Des données collectées
  • Des finalités du traitement
  • Des durées de conservation
  • De ses droits en matière de protection des données

Conformément au RGPD, toute personne dispose des droits suivants :

  • Droit d’accès à ses données
  • Droit de rectification
  • Droit à l’effacement, dans les limites légales
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit d’opposition lorsque cela est applicable

Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à notre organisme, qui s’engage à y répondre dans les délais réglementaires.Par courrier postal : SASU Conseil Formation Compétences Centre d’Affaires du Grand Cèdre RN 7 Ancien Chemin de Tourves 83470 St Maximin la Ste Baume
Par mail à l’aide de notre formulaire Contact : https://www.conseil-formation-competences.fr/contact-2/

8. Registre des traitements et démarche de conformité

Notre organisme tient à jour un registre des traitements de données personnelles, conformément aux exigences du RGPD.

Ce registre permet de recenser :

  • Les catégories de données traitées
  • Les finalités des traitements
  • Les bases légales
  • Les durées de conservation
  • Les mesures de sécurité mises en place

Il constitue un outil central de pilotage de notre conformité et peut être présenté en cas de contrôle.

9. Une démarche alignée avec notre engagement qualité

La protection des données personnelles s’inscrit pleinement dans notre démarche qualité et dans le respect des exigences liées à la certification Qualiopi.

Elle reflète :

  • Notre professionnalisme
  • Notre responsabilité
  • Notre engagement éthique envers les personnes que nous accompagnons

Nous veillons à adapter régulièrement nos pratiques afin de rester conformes à l’évolution de la réglementation et des outils numériques utilisés.

En mettant en place des mesures rigoureuses de protection des données personnelles, notre organisme de formation affirme sa volonté de garantir la confidentialité, la sécurité et le respect des droits de chacun.

La conformité au RGPD est pour nous bien plus qu’une obligation légale : c’est un engagement durable au service de la confiance, de la qualité et de la transparence de nos actions.

Nos engagements en matière de protection des renseignements personnels répondent aux exigences du programme suivant : https://www.cnil.fr/professionnel